【非常識】ビジネスメールを送る時間はいつが適切？メール例文も解説！

ビジネスメールは「始業開始1時間後から終業1時間前」に送れば非常識ではありません！

非常識にならないメール時間は、働き始めてから終わるまでの間に限られます。

つまり、始業開始1時間後から終業1時間前までがその時間帯ですね。

始業開始前の場合は、朝のルーティンとして確認されるから

始業開始前にメールを送るのは、朝のルーティンとして受け入れられています。

朝の準備を整えつつ、仕事に入る前にメールをチェックすることは、多くの人が行っていることです。

就業後の場合は、翌朝に確認されるため非常識にならない

仕事が終わってからのメールは、翌朝に確認されることが一般的です。

つまり、その時点で送ったメールは、非常識になることはありません。

仕事が終わった後でも、アイデアや重要な情報を共有するためにメールを送るのは、効果的な方法ですね。

【非常識】メールを避けるべき時間帯

非常識な時間帯にメールを送ることは、コミュニケーションに悪影響を与える可能性があります。

ここでは、そのような時間帯を考えてみましょう。

深夜から早朝にかけての時間帯

1つ目の非常識になる時間帯は、深夜から早朝にかけてです。

深夜や早朝は、ほとんどの人が休息を取っている時間帯です。

睡眠を妨げるようなメールは、相手に不快感を与える可能性があります。

土日祝日など相手企業や自社企業の休業日

2つ目の非常識になる時間帯は、土日祝日などの休業日です。

休業日には、多くの人がオフィスを離れており、メールに対するレスポンスが遅れることが予想されます。

そのため、非常に重要な場合を除いて、休業日にメールを送ることは避けるべきです。

始業直前や直後の朝礼などの定時行事がある時間帯

3つ目の非常識になる時間帯は、始業直前や直後の時間帯です。

始業直前や直後の朝礼などの定時行事がある時間帯は、メンバーが一堂に会する大切な時間です。

このような場面でのメールは、集中力を分散させることになり、適切ではありません。

昼食時間帯など離席者が多い時間帯

4つ目の非常識になる時間帯は、昼食時間帯など離席車が多い時間帯です。

昼食時間帯は、多くの人が食事や休憩を取るため、メールに対する返信が遅れる可能性があります。

特に重要な連絡事項がある場合を除いて、昼食時間帯にメールを送ることは控えるべきです。

深夜から早朝にメールを送っても非常識にならない例文

下記のようなポイントに気を付けるとより良いメールになります。

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件名: 【お詫びとご連絡】深夜のメールについて

拝啓、○○様

いつもお世話になっております。私たちの業務に関連する重要なご連絡がございますので、深夜の時間帯にメールを差し上げさせていただきますこと、ご了承くださいませ。

この度、深夜にメールを送らせていただく理由としては、以下のような事情がございます。

ご承知の通り、○○プロジェクトにおいて、〇〇部門の緊急な問題が発生しております。この問題について、速やかな対応が求められており、深夜にメールを送信することで、早急な情報共有とスムーズな業務遂行を図りたいと考えております。

なお、今回のメールは緊急を要するものですので、ご確認いただけますと幸いです。何卒、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

何かご不明点やご質問等ございましたら、お気軽にお知らせください。

敬具

【差出人の氏名】

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このように、冒頭にお詫びや状況説明を行い、緊急性の有無を明確にすることで、深夜から早朝にメールを送っても非常識にならない配慮ができます。

【よくある質問】メール時間の非常識について

【まとめ】非常識になる時間でも緊急ならメールを送るべき。

仕事上、緊急な情報や問題が発生した際には、時には非常識になる時間帯でもメールを送る必要があります。

緊急性が高い場合は、相手に適切な注意や配慮を示しつつ、迅速なコミュニケーションを図ることが重要です。

深夜や早朝にメールを送る場合は、相手のご迷惑にならないよう配慮し、状況や理由を明確に伝えることが大切です。

冒頭にお詫びや理由を述べることで、相手に理解を求めることができます。

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